OCR e IA juntos: un análisis profundo de las funciones innovadoras de UPDF

El uso de archivos PDF ha masificado en los últimos años. La mejora en los tipos de conexión a internet y una forma de estandarizar archivos para compartir información, sin necesariamente depender de una plataforma de ofimática para visualizar ese tipo de archivos. Si bien el PDF nació en los 90’s, su popularidad llegó aproximadamente en 2008 y actualmente es uno de los formatos más usados para áreas tan importantes como la educación y los negocios.

Pero esa estandarización trajo nuevos retos. Si bien podemos ver un archivo PDF en cualquier dispositivo, el aumento en la implementación de este tipo de archivos tiene nuevos desafíos, como la edición de documentos, las firmas de contratos en este formato, la inclusión de alguna nota o la simple selección de un fragmento de texto, ya que muchos archivos son la digitalización de una hoja gracias a un escáner.

La seguridad no se escapa dentro de esos retos: ¿Cómo incluir una marca de agua a una información confidencial para evitar su difusión o realizar un seguimiento más estricto de la misma? Cada una de las tareas anteriormente mencionadas abrieron campo a nuevas soluciones que respondan a cada requerimiento.

En internet se encuentran una gran cantidad de herramientas gratuitas, pero muchas de ellas no cumplen con un estándar mínimo de calidad. También encontramos herramientas de pago, pero con costos altos que no ofrecen una ventaja competitiva o un diferencial que le permita al usuario estar 100% convencido de que ésta es la solución que realmente necesita.

Dentro de dicha búsqueda, encontré una interesante alternativa: UPDF. Esta herramienta, en su propuesta de valor, no solo entrega las ya conocidas formas de edición o firma de documentos. Al revisarla, me llamó aún más la atención que este software multiplataforma entrega elementos de edición, la necesaria función de digitalización OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres de origen inglés Optical Character Recognition) y la interesante integración de la Inteligencia Artificial para sumar herramientas que podrían apoyar en la productividad.

La propuesta es interesante, sin duda. Con esa curiosidad y el gusto por probar soluciones tecnológicas, usé la nueva plataforma UPDF y este es mi concepto luego de probar la nueva solución en dos de sus módulos.

Descubriendo una nueva plataforma: UPDF

Para conocer más de la plataforma, ingresé a su sitio web oficial. De entrada, se presentan todas las funcionalidades de pago que ofrece la plataforma. Sin costo, se obtiene un visor de PDF descargando el instalable, disponible para Windows y para MAC.

Su descarga e instalación no solo es sencilla sino muy amigable: no debes ser un experto en informática ya que UPDF se encargó de hacer un buen trabajo y pasos amigables para su instalación. Previo a esto, ya se habían activado dos planes:

• UPDF Pro
• UPDF AI Ilimitado

Es importante crear un usuario con contraseña para que los planes que se adquieran tengan la personalización correspondiente.

Una vez instalado, en mi caso en un ambiente Windows, ya está todo listo para empezar a usar sus herramientas.

¿Almacenamiento en la nube? ¡Sí!

Normalmente nos damos cuenta del valor agregado de un producto con el uso y algunos días, pero aquí fue lo primero que observé. Al abrir el programa de UPDF, aparece en la parte inferior una pequeña barra que señala el consumo del almacenamiento en la nube que se incluye en el plan adquirido. En esta oportunidad, tengo 110GB disponibles incluidos como ese valor adicional a las herramientas ya compradas.

Sin duda un acierto por parte de UPDF en el desarrollo de su producto.

Comentarios en un PDF: Fácil y múltiples alternativas

Al costado izquierdo, encontraremos un menú que señala que podremos hacer. Empezamos con el apartado de “comentario”. Sus funciones, desde luego, van mucho mas allá de poder incluir comentarios.

En el menú encontré una herramienta ideal para quienes estudian y tienen todo su material en PDF: resaltar. Con dos simples clics pude seleccionar una palabra o una frase para destacar ideas principales de un archivo determinado, que en este caso en particular es el texto de un review publicado en este sitio web.

Pero para destacar texto no solo está la función de resaltar, ya que además encontré la herramienta de subrayar, muy buena para encontrar esas partes clave dentro de todo un documento. En el caso de realizar un trabajo grupal, también se pueden agregar tanto cuadros de texto como comentarios, para agregar ideas o para complementar la información, son ideales. Uno de los puntos a favor del cuadro de texto, es que en las fuentes que se pueden seleccionar se encuentran todas las instaladas en el PC que está ejecutando el software de UPDF, ideal para mantener la estética del documento y no incurrir en doble trabajo.

Editar PDF: Sin enredos ni complicaciones

En el segundo módulo encontramos el apartado de edición con 3 opciones definidas:

• Texto
• Imagen
• Vínculo

Nuevamente, UPDF logra un acertado desarrollo al simplificar la ejecución de cada apartado con dos simples clics. La función que más me llamó la atención fue la de incluir imágenes, algo que simplifica sin lugar a duda, la edición de PDF y alivia un dolor de cabeza: la edición de archivos. En la usabilidad de cada una de las funciones, nuevamente destaco la forma sencilla y sin complicaciones que UPDF desarrollo para poner en marcha cada una de las modificaciones.

Creación de formularios y ‘censura’ de contenido en PDF: Funciones llevadas al siguiente nivel

Al continuar con la navegación dentro del software de UPDF, encontré un par de módulos que no esperaba pero que me llamaron la atención. El primero de ellos: la creación de formularios. Si bien una gran cantidad de personas emplea el formato PDF para compartir archivos de lectura, hay una parte de los usuarios de este tipo de archivos que, por sus labores diarias, necesitan mas o mejores capacidades, ya sea para tomar datos, llenar contratos o planillas de afiliación y es aquí donde la herramienta de formularios resuelve esas necesidades puntuales.

En esta función en particular, la plataforma ofrece 9 diferentes herramientas, con todas sus capacidades, para solucionar esos problemas diarios en la creación de un formulario en PDF. Cada alternativa se activa con sencillez y en 2 o 3 clics, ya las casillas son funcionales.

Como lo cité al inicio de esta evaluación de producto, una de las preocupaciones es la seguridad en la información y es aquí donde la función ‘censura’ entra como una respuesta eficiente. Muchas veces, debemos compartir un PDF con información sensible o que simplemente no deseamos que la otra persona o entidad conozca y para ello, podemos usar esta herramienta, que construye rectángulos negros sobre esos datos que queremos ocultar. Ya no se deben hacer mil y un ‘piruetas’ para ocultar datos, simplemente con dos clics pude ocultar una palabra, una fase o porqué no, todo el contenido de una hoja.

OCR en UPDF: Rompiendo el límite de la digitalización de texto

A esta función siento que todos podemos sacarle muchísimo provecho. Como lo comentaba, muchas veces recibimos PDF que son escaneo de hojas o a los cuales debemos editarles un fragmento pero que, por la naturaleza de este tipo de archivos, es imposible… hasta hoy.

UPDF integra la función OCR en dos vías:

• Digitaliza el texto de una hoja escaneada para poder usarlo en otros documentos.
• Hace editable un PDF para, en el mismo archivo, corregir errores o agregar un dato fundamental sin la necesidad de construir desde cero el mismo archivo.

Lo probé con un archivo de una ley de la Alcaldía de Bogotá y es asombroso como en un par de clics y muy poco tiempo (ya habiendo descargado el módulo OCR que la misma plataforma entrega), tuve un archivo totalmente editable o del cual puedo extraer contenido para evitar una trascripción lenta. En esta función, emerge una solución que mejora la productividad y hace mas amigable el uso de archivos PDF.

En este punto de la prueba, descubrí que UPDF simplifica y hace mucho mas amigable la interacción con archivos PDF, dejando en el pasado esos enormes obstáculos de edición, manejo de archivos y demás.

El centro de herramientas, al alcance de todos

Si por alguna razón un usuario no encuentra puntualmente una herramienta, UPDF diseñó la función ‘Herramientas de página’. Allí, y con un diseño amigable, se podrán encontrar un compendio generoso de todas las funciones del software para que el usuario acceda directamente, sin complicarse, haciendo más amigable la curva de aprendizaje en el uso de una nueva herramienta tecnológica.

Inteligencia Artificial en UPDF: respuestas llenas de tecnología

La inteligencia artificial se ha masificado en los últimos años y ahora la vemos en todo. Quizás sus beneficios en ciertos desarrollos tecnológicos no son palpables, pero UPDF se encargó de desarrollar herramientas que nos van a simplificar el trabajo y que le van a entregar valor a un producto que realmente hace realidad cada una de sus propuestas de valor. Así me fue con UPDF AI Ilimitado.

En este apartado, me encontré con un asistente soportado con IA que me ofrece, de entrada, las siguientes soluciones:

• Resumen
• Traducción
• Generar mapa mental

¿Resumir en PDF? Quizás esa fue una de mis inquietudes iniciales y por supuesto esa función fue la que probé primero. Seleccioné un archivo de mas de 290 páginas. Su proceso fue rápido, ya que el sistema analiza el contenido y empieza a generar un texto resumiendo lo escrito en bloques de 10 a 20 páginas.

Esto no solo me sorprendió por su grado de precisión, sino que además cada bloque de texto sintetizado puede ser copiado para usarlo en otros programas. Es más, el resumen tiene un nivel de personalización tal que el usuario puede generarlo en 10 idiomas diferentes: adiós a las barreras del lenguaje.

Traducción eficaz

Los que hemos recibido archivos de PDF en otros idiomas sabemos lo complicado que es traducir el texto completo. Muchas veces, este proceso se torna complicado, ya que se debe convertir el archivo a un documento, ingresarlo a una plataforma de ofimática y esperar que esa plataforma haga la traducción. La inversión de tiempo es enorme.

UPDF simplifica todo esto y con solo subir el archivo al software y elegir a qué idioma queremos traducirlo, el mismo programa lo realiza de forma confiable y rápida, sin convertir el archivo, sin pasar por otras plataformas: todo centralizado para entregar un resultado óptimo y cuyo texto, también se puede usar en software de edición.

¿Cómo crear un mapa mental automáticamente?

Esa es una duda de muchos estudiantes al momento de analizar un texto, buscando una forma de tener mayor productividad. UPDF responde a esa necesidad puntual con un nuevo módulo en su solución de IA en donde con un simple clic, se seleccionan las páginas de un archivo de PDF que se desean analizar para que el software, en pocos instantes, cree este mapa conceptual. Eficiencia y productividad.

Guardar los nuevos PDF y convertirlos en otros archivos

Luego de realizar cada modificación, UPDF da la posibilidad de guardar el archivo en formato PDF. Es más, si se requiere, es posible crear nuevos archivos que soliciten una contraseña de acceso, todo de forma fácil dentro del proceso de creación y almacenamiento de los nuevos proyectos.

Y, como si fuera poco, UPDF también permite convertir un archivo PDF en archivos de Word, PowerPoint, Excel, CSV, a texto o a imágenes rápidamente y sin requerir otro tipo de software.

Al terminar, me queda una idea absolutamente clara: UPDF logró combinar dentro de su desarrollo, herramientas que realmente hacen mas amigable el uso, edición y creación de archivos PDF, cumpliendo con todas mis expectativas o entregando valor agregado en varias funciones, donde la Inteligencia Artificial realmente entrega un beneficio tangible al usuario.

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