¿Gestión documental mejora los costos y acelera la adopción de IA?

Aunque la transformación digital avanza a pasos agigantados, en Colombia la dependencia del papel sigue costando millones de dólares anualmente a las organizaciones. Para septiembre de 2024, la producción de papel e imprentas aumentó 4,5%.  Sin embargo, además del gasto económico, el uso de documentos físicos ralentiza tareas rutinarias, incrementa los riesgos de seguridad y limita la eficiencia operativa. 

“La información es esencial para las organizaciones, pero el papel físico ya no lo es. Adoptar soluciones digitales de gestión documental y automatización de procesos permite optimizar el tiempo, reducir costos y recursos, y aumentar la agilidad y la capacidad de respuesta del negocio” aseguró René Muñoz, Director de Alianzas y Servicios de Plataforma en SONDA.

Por otro lado, a nivel global, las etiquetas y empaques impresos físicamente son el gran motor de crecimiento. De acuerdo con Smithers, se proyecta que el valor mundial de todos los productos y empaques impresos crecerá de 889.400 millones de dólares en 2023 a 1,16 billones de dólares en 2028.

Beneficios de abandonar el papel

En este contexto, SONDA, empresa líder en transformación digital y gestión documental en la región, destaca los beneficios que han obtenido las organizaciones que adoptan soluciones digitales para avanzar hacia operaciones «sin papel» y ser más competitivas:

• Reducción de costos: Digitalizar documentos disminuye los gastos en impresión, almacenamiento, envío y mantenimiento, y optimiza el uso del espacio en oficinas.
• Facilita la adopción de IA:  Al tener procesos digitales y estandarizados se alimentan los modelos de Inteligencia Artificial de forma más ágil y con resultados más confiables.
• Mayor eficiencia: El acceso rápido y ordenado a la información elimina tiempos muertos en la búsqueda de archivos físicos, mejorando la atención a clientes y la productividad de los equipos.
• Seguridad de la información: Las soluciones digitales ofrecen herramientas avanzadas para proteger la información confidencial y garantizar su integridad.
• Sostenibilidad: Reducir la impresión contribuye a disminuir la tala de árboles y el consumo de energía, fortaleciendo el compromiso ambiental de las organizaciones.

“La adopción de tecnologías como la firma electrónica, la automatización de procesos y el almacenamiento en la nube son fundamentales para impulsar la transformación digital en las empresas colombianas. Estas herramientas permiten no solo eliminar el papel, sino también optimizar los procesos y mejorar la eficiencia operativa” explicó Muñoz.

Aunque la eliminación del papel enfrenta retos como la adaptación a normativas regulatorias, la transformación cultural en las organizaciones y la inversión inicial en tecnología, los beneficios de avanzar hacia la digitalización son claros. Las empresas que han apostado por soluciones como la firma electrónica avanzada, la automatización de procesos y el almacenamiento en la nube han logrado mayor agilidad, reducción de costos, mejoras en la seguridad de la información y un impacto ambiental positivo. 

Abandonar el papel y adoptar soluciones de gestión documental no es solo una evolución tecnológica, sino una estrategia clave para construir organizaciones más eficientes, resilientes y comprometidas con el futuro.