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El modelo BYOM y los sistemas de videoconferencia

El modelo BYOM y los sistemas de videoconferencia
Imagen: Bose – 2022

Aunque el regreso a las oficinas está aún en manos del ritmo que marca la pandemia, desde hace tiempo se vislumbran expectativas sobre cuáles serán los comportamientos y hábitos relacionados a las reuniones que se convertirán en los estándares en la era del trabajo híbrido. Una de las mayores tendencias emergentes es la práctica de “traer su propia reunión” (BYOM, del inglés “bring your own meeting”), que les ofrece a los empleados la flexibilidad de utilizar sus dispositivos personales y vincularse con sistemas de videoconferencia en la oficina para trabajar sin problemas durante las reuniones.

Este cambio requiere que los líderes de TI implementen una variedad de nuevas prácticas operativas y actualizaciones de capital en un ambiente de negocios que cambia velozmente. Sin embargo, incluso con los desafíos y las preguntas que surgirán en la transición, establecer el BYOM en el lugar de trabajo híbrido es esencial, y los equipos de TI deben agilizar la configuración de las tecnologías correctas. Como resultado, el concepto BYOM es una práctica inteligente que puede ofrecer beneficios como una mejor colaboración y productividad, retención de personal y captación de talento, entre otros indicadores de rendimiento positivos.

A continuación, el equipo de expertos de Bose Work, enfocado al desarrollo de soluciones de colaboración y conferencia en el corporativo de Bose, analiza algunos de los aspectos clave del trabajo híbrido.

Los fundamentos del BYOM

Sabemos que los sistemas de videoconferencia instalados en las organizaciones pueden ofrecer comunicación en tiempo real con otros, lo que lleva a una mayor productividad.

Sin embargo, al viajar o trabajar de forma remota, no siempre se puede acceder al trabajo híbrido debido a la falta de equipos, restricciones de redes, zonas horarias conflictivas o limitaciones tecnológicas. La idea del BYOM permite al personal realizar conferencias desde su herramienta preferida, como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Los empleados también tienen acceso a hardware preexistente dentro de las salas de reuniones para colaborar de manera más eficiente.

BYOM significa contar con una conectividad completa. En un ambiente de BYOM, el dispositivo personal que un empleado lleva a la sala de reuniones se conecta y permite el control de la tecnología disponible en la sala, lo que ofrece una experiencia personalizada orientada al usuario. En un modelo de trabajo híbrido, los empleados pueden utilizar sus propios dispositivos para realizar tareas desde casa o la oficina, invitar a sus colegas a sesiones y colaborar con compañeros de trabajo en cualquier lugar.

Asegurarse de que los empleados gocen de un ambiente de BYOM seguro es esencial para apoyar esta productividad. Trabajar de la mano con los empleados para equiparlos con las herramientas, conocimientos y recursos adecuados para la seguridad ayuda a proteger tanto sus dispositivos como la información de la empresa.

Incluso antes de la pandemia, los estudios demostraron que el 67 % de los empleados utilizan sus propios dispositivos en el trabajo y quienes lo hacen incrementan su productividad en favor de sus empresas. Sin duda, esos números han aumentado a medida que los dispositivos se vuelven más portátiles y están casi siempre presentes en nuestra vida diaria. BYOM lleva esto al siguiente nivel, ya que alienta a más trabajadores a utilizar sus dispositivos personales en el trabajo.

Las ventajas de una estrategia de BYOM

Una de las muchas ventajas de una estrategia de BYOM es una mayor eficiencia en el trabajo, ya que es más fácil para los empleados utilizar los dispositivos con los que ya están familiarizados. Esto puede mejorar la eficacia de las videoconferencias, ya que tendrán más confianza al colaborar en ambientes de reuniones híbridas y salas de reuniones.

Esa conectividad social con los colegas aumenta la satisfacción y desarrolla el sentido de comunidad, pues debemos considerar que el grueso de la fuerza laboral ha pasado un año o más trabajando sin interacción personal. En la era de la “Gran Renuncia” y las altas tasas de rotación, el BYOM puede ayudar a reducir la frustración y la falta de compromiso que pueden llevar a los cambios de empleo.

La comunicación también mejora en los ambientes de BYOM, ya que es probable que los trabajadores reciban notificaciones a través de dispositivos personales que llevan consigo en todo momento.

Además de mejorar la comunicación, colaboración y satisfacción laboral a nivel individual y de equipo, las empresas también se benefician de los modelos BYOM aumentando su rango de captación de talentos. Con BYOM, las organizaciones pueden reclutar talentos desde cualquier lugar e incorporar con facilidad a esos empleados con flujos de trabajo colaborativos y eficientes. Esto crea un alcance de mercado más sólido y amplio, y ayuda a impulsar los esfuerzos de retención.

BYOM y su impacto en TI

Las empresas que deciden realizar la transición a un modelo de equipo distribuido a nivel micro local o regional, buscan proporcionar las mismas oportunidades de colaboración disponibles en sus oficinas centrales, lo que crea enormes demandas para TI y el personal de comunicaciones unificadas. Según Gartner, esto acelera, entre dos a cinco años, los cambios en las herramientas locales y basadas en la nube. Los directores, gerentes y líderes de TI deben prepararse para incorporar y capacitar al personal necesario a fin de apoyar estos esfuerzos digitales.

Gartner señala que los líderes de TI también deben tener en cuenta que se espera que la transición haya aumentado, en más de un 26%, el gasto en tecnologías basadas en la nube para fines del 2021. Establecer conexiones colaborativas a través de la nube puede reforzar los modelos de trabajo híbridos y BYOM, de modo que mañana la configuración actual de las tecnologías de nube adecuadas puede facilitar la adopción de un modelo BYOM. Otros requisitos de mayor capacidad de BYOM incluyen ampliar el rango de VPN y permitir un mayor uso de herramientas de colaboración y reunión de comunicaciones unificadas.

La creación de una cultura BYOM sólida comienza con los equipos de TI educando al personal sobre las ventajas de utilizar herramientas colaborativas. Luego, los líderes de TI deben asegurarse de contar con las herramientas y la tecnología de videoconferencia para que los empleados conecten sus dispositivos personales de forma segura y eficiente. Herramientas de conferencia que permitan ajustar el volumen, posicionamiento de la pantalla y zoom desde su teléfono inteligente o conectar su teléfono al sistema y usar un altavoz que mejore la experiencia BYOM.

De aquí en adelante, los modelos de trabajo BYOM e híbridos se establecerán como estándar. Los equipos de TI deben encontrar sistemas de videoconferencia que hagan el trabajo lo más perfecto posible para todos los involucrados, mientras proporcionan las herramientas de administración que necesitan para garantizar la eficiencia a medida que la demanda sigue creciendo.

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