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Verdadero y falso sobre la Nómina Electrónica en Colombia

Imagen: Siigo – 2021

La gran transformación que vivió el mundo en el último año replanteó la necesidad de acelerar la incursión en la tecnología tanto a nivel individual como interno de las compañías, pero también lo hizo en asuntos de gobierno en países como Colombia. Si bien se evidenció la importancia de implementar herramientas digitales en pro de una mejor administración y del desarrollo de los diferentes sectores del país, dicha activación apresurada ha dificultado tener tiempo para analizar a detalle los beneficios que traen estas soluciones electrónicas y elegir cuál es la mejor.

La nómina electrónica es uno de los puntos que, por su obligatoriedad a partir de este año, más ha sonado durante los últimos meses con relación a la transformación digital de las empresas y del país.  Sin embargo, es importante tener claridad sobre el provecho que le pueden sacar los empresarios a este tipo de avances ligados a temas de administración tributaria y a los softwares adquiridos para su implementación.

Siigo, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, presenta una guía para que los micro, pequeños y medianos empresarios que están obligados a emitir el documento tengan visibilidad de las herramientas que ahora tienen a su servicio. Además, aclara las verdades y falacias que se han generado en torno al proceso:

Un software actúa únicamente como ‘puente’ para presentar el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN

Falso. Además del respaldo para la generación y transmisión del documento soporte de nómina electrónica de acuerdo con los parámetros establecidos por la DIAN, con un software como Siigo es posible automatizar todo el proceso de nómina de una empresa, lo que incluye trámites como liquidación automática de contratos, cálculos de seguridad social o control de cesantías, primas y vacaciones, además de la generación de informes al día que permiten tomar decisiones, así como identificar errores en el proceso de emisión.

La firma digital es lo mismo que la firma electrónica, y se obtiene por medio de la DIAN

Falso. Mientras la firma electrónica tiene funciones similares a la forma manuscrita en términos jurídicos, pues ratifica que el documento que se está firmando electrónicamente es legal y verídico, la firma digital, a pesar de que también busca asegurar la autenticidad de la información, está encriptada, es decir, solo permite el acceso a los datos con una contraseña o clave. Uno de los requisitos de la DIAN es que todas las nóminas electrónicas deben tener una firma digital vigente, la cual se adquiriere con un proveedor tecnológico como Siigo o una entidad de certificación digital autorizada por la DIAN.

La implementación de la nómina electrónica les facilita a las empresas solicitar préstamos a bancos y recibir apoyo de las Fintech

Verdadero. Soluciones como la facturación y nómina electrónica en la Nube facilitan que los empresarios tengan mayor control del negocio y los estados de resultados, lo cual es fundamental en el momento en que una entidad bancaria o Fintech estudia la posibilidad de brindar créditos o acceso a herramientas financieras como el factoring. Sin lugar a duda, una empresa que puede demostrar su estabilidad y organización tiene mayores ventajas al momento de buscar ayudas financieras.

Todas las personas naturales con colaboradores a cargo deben generar nómina electrónica

Falso. Solo las personas naturales o regímenes simplificados que ante el RUT (Registro Único Tributario) tienen como actividad económica principal ser empleadores y, por ende, están avalados para realizar deducciones por pagos laborales dentro de la renta, están obligados a transmitir la nómina electrónica ante la DIAN. Es decir, que para el caso de una persona natural que trabaja en una empresa y en su casa cuenta con el apoyo de una señora del servicio, no tiene que generar este documento, pues su actividad económica primordial y sus ingresos principales son por ser empleado y no empleador.

De acuerdo con David Ortiz, CEO de Siigo Latam “la tecnología ha sido fundamental para que los empresarios tomen decisiones con rapidez y reestructuren su negocio de cara a la coyuntura, pero también se ha demostrado la gran relevancia e incidencia que tiene en la productividad, rentabilidad y competitividad de las empresas en los mercados actuales y futuros”.

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