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Recomendaciones para reuniones híbridas más efectivas de la mano de Microsoft Teams

Imagen: Microsoft – 2021

Muchos empleados llevan casi dos años en dinámicas de trabajo remoto, y en su mayoría han pasado del asombro y la incomodidad, a la flexibilidad y la costumbre. Algunos no quieren regresar a las oficinas y otros no quieren hacerlo de la misma manera que antes, buscan una mayor apertura al momento de definir desde donde trabajan. También las operaciones y necesidades de negocio hacen que pueda o no mantenerse una dinámica 100% remota, y en este contexto las reuniones virtuales se han convertido en el centro de una nueva cultura de trabajo. 

En el caso de las personas recién contratadas una de las claves para que puedan adaptarse más fácilmente es el tener una constante interacción con sus líderes y jefes directos a través de reuniones presenciales y virtuales. Esta práctica genera 3,5 veces más probabilidades que los nuevos colaboradores reporten satisfacción. También, asignarle a los nuevos empleados a una mentor en la compañía, que es una personas con mayor antigüedad, puede ayudarles a expandir sus redes y lograr ser más productivos, todo esto artículado a travéz de encuentros virtuales y/o presenciales.

Microsoft ha generado cinco recomendaciones para que estas reuniones virtuales sean aún más efectivas de cara a la nueva realidad de trabajo híbrido:

  1. Ofrezca siempre la opción de conectarse virtualmente a las reuniones, para que todos los colaboradores tengan mayor flexibilidad para organizar su tiempo y la forma en la que se unirán.
  2. En la medida de lo posible siempre ingrese con la cámara encendida y el micrófono o audio apagado, esto genera una mayor cercanía con los participantes al poder ver los gestos y reacciones de todas las personas involucradas.  
  3. Asigne a un moderador en la sala para facilitar la conversación al monitorear el chat, estar pendiente de la función de levantar la mano y facilitar la interacción.
  4. Aproveche todas las herramientas de Teams para interactuar, participando a través del chat, alzando la mano, entre otros.
  5. opciones que logran reuniones híbridas impactantes son las cámaras habilitadas con IA, con seguimiento activo de oradores que permite que las cámaras de la habitación utilicen audio, movimientos faciales y gestos para detectar quién está hablando, haciendo zoom para obtener una perspectiva más cercana; o el reconocimiento de personas, que identificará y mostrará el nombre de perfil de los usuarios inscritos dentro de su panel de video.

Las reuniones se centran en las personas que participan en ellas, y no en la tecnología. La mayoría de reuniones eficaces tienen un propósito claro, los estudios demuestran que un modelo híbrido y flexible beneficia tanto a los empleados como a los empleadores. Adoptar el trabajo híbrido puede ser el paso hacia adelante para muchos.

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