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¿Qué es una solución de gestión de contenido empresarial y por qué una organización la necesita?

Imagen: Ricoh – 2021

RICOH comparte cinco importantes objetivos para que las empresas le sigan apostando a la transformación digital e implementen una solución de manejo de documentos o solución ECM (gestión de contenido empresarial en sus siglas en inglés).
 
Las empresas tienen mucho contenido. Los departamentos individuales producen mucha información y puede resultar difícil para las personas de un área administrar y mantener organizados sus propios datos. Sin una solución ECM, resulta un reto que los diferentes departamentos y equipos sepan qué contenido está disponible fuera del que lo creó.
 
Un ECM no solo almacena contenido, se trata de hacerlo útil. La información se vuelve disponible y se comparte más fácilmente. Al etiquetar cada fragmento de contenido con metadatos (información de búsqueda sobre el contenido), cualquiera que tenga acceso al área donde reside puede encontrarlo. Además, se puede rastrear de acuerdo con los estándares de cumplimiento de la información.
 
Las soluciones avanzadas de captura extraen los datos de los documentos para su análisis, transformando su contenido en inteligencia empresarial y facilitando el proceso de toma de decisiones. La gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida se vuelve más automatizada, simplificando los procesos y manteniendo el cumplimiento de la política de retención de documentos.
 
Entonces, ¿por qué una empresa querría un ECM? Quizás la respuesta más simple sea la agilidad empresarial, pues la información y los datos son el elemento vital de las empresas. La forma en que se accede, se mueve y se almacena la información es el objetivo principal del desarrollo de una estrategia de gestión de contenido empresarial.
 
Los objetivos de la gestión de contenido empresarial:
 
Mejorar el acceso y la capacidad de respuesta
 
¿Ha perdido alguna vez un documento? Como la mayoría de nosotros, la respuesta probablemente sea sí. Es enloquecedor, ¿verdad? Y es peor cuando usted o uno de sus representantes de servicio al cliente no pueden encontrar un documento cuando hablan con un cliente.
 
Crear una forma centralizada y estructurada de organizar y manejar sus documentos y contenido reduce el riesgo de pérdida de documentos o datos faltantes. Esto asegura que la información esté disponible para sus empleados cuando lo necesiten. Y cuando tienen lo que necesitan, pueden ser más receptivos con sus clientes, proveedores, y entre ellos.
 
Apoyar el trabajo remoto
 
Este objetivo puede ser relativamente nuevo, pero sin dudas uno de los más importantes en la
 
actualidad. La mayoría del contenido actual se crea y almacena digitalmente. Esto lo hace ideal para una fuerza de trabajo remota.
 
¿El reto? Tener todo el contenido protegido, organizado y accesible. Una solución de gestión de contenido empresarial implementa los procesos, herramientas y sistemas necesarios para lograrlo, convirtiendo cualquier lugar en un espacio de trabajo. Con acceso a Internet y una conexión VPN, los empleados autorizados pueden acceder a documentos, datos y otro contenido para trabajar, revisar o aprobar, manteniendo los flujos de trabajo digitales en movimiento.
 
Optimizar y crear flujos de trabajo ágiles
 
Las empresas saben que los flujos de trabajo estructurados digitales y automatizados les permiten responder más rápido a las solicitudes de los clientes, aumentando la velocidad a la que hacen negocios.
 
Muchas soluciones de gestión de contenido incluyen herramientas de automatización del flujo de trabajo, lo que permite a las empresas aumentar la velocidad de respuesta. Los empleados pueden completar sus tareas trabajando desde cualquier lugar. Casi todas las soluciones permiten a las empresas crear flujos de trabajo para procesos recurrentes como AP / AR (algunos incluso tienen flujos de trabajo integrados).
 
Incrementar la productividad de los empleados
 
Los documentos interfieren con la productividad cuando necesitan viajar de una PC a otra y vivir en sistemas desconectados. La centralización, el control de acceso y la estructura que ofrece la gestión de contenido empresarial eliminan las barreras a la productividad. Al eliminar el elemento físico del movimiento, los empleados pueden recuperar documentos, interactuar con ellos y almacenarlos rápidamente. Muchas soluciones ofrecen captura automatizada para reducir tareas manuales como la entrada de datos. Además, al almacenar todo el contenido digitalmente y en una única ubicación, los empleados pueden seguir siendo productivos dondequiera que se encuentren.
 
Garantizar la continuidad empresarial
 
Los documentos almacenados digitalmente se pueden respaldar fácilmente. Y las soluciones de respaldo en la nube y recuperación ante desastres como servicio (DRaaS) facilitan el almacenamiento de su contenido respaldado fuera del sitio. Las soluciones de gestión de contenido empresarial basados en la nube suelen ofrecer redundancias en varias ubicaciones. Tanto un servicio como una plataforma, estas soluciones brindan a las empresas la comodidad de las garantías de tiempo de actividad, lo que significa que su contenido y datos no solo están respaldados, sino que se garantiza que estarán disponibles. En un mundo donde la fuerza laboral remota se ha convertido en la norma, estas garantías de tiempo de actividad ayudan a cumplir los objetivos de continuidad del negocio.
 
Un ejemplo de ECM o solución de gestión de contenido empresarial es Docuware, con el cual se puede digitalizar y asegurar la información de tu negocio o institución para compartirla exitosamente con los colaboradores, clientes y proveedores desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Éste es el nuevo ritmo de productividad del corazón de los negocios.

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