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7 beneficios de SCRUM aplicado a la producción de campañas publicitarias

Imagen: Cepymenews – 2021

Compartimos en Tecnogus el escrito de Benjamín Rodríguez, Senior Project Manager en Prodigious Colombia. Esta es la transcripción del mismo:
 
Mucho se ha hablado sobre las metodologías ágiles y su desarrollo en el sector tecnológico. Distintas empresas han perseguido su implementación porque ven los resultados organizacionales que se han logrado por parte de la competencia. Por ejemplo, el aumento de la eficiencia en producción, recursos y valores agregados del producto.
 
Las metodologías ágiles, como su nombre lo indica, son formas de trabajo flexibles y dinámicas que permiten agilizar procesos, mejoran los tiempos de respuesta del proyecto y adaptan el trabajo a las condiciones de este. La diferencia con las metodologías de proyecto tradicionales consiste principalmente en que las segundas tienen una estructura rígida y secuencial más cerrada a cambios. Actualmente existen varios marcos de trabajo como SCRUM, SAFe, Lean y XP por nombrar algunos.
 
Para ejemplificar, SCRUM se centra en el trabajo de forma iterativa, entregando un producto (o serie de productos) completado al 100% al final de cada ciclo. Por ejemplo, mientras que en un proyecto normal se vería la creación de un control para televisor solo cuando ya esté listo, en SCRUM se puede ver por partes: en el primer ciclo, cómo se ve y funcionan los botones de encedido y volumen; en el segundo ciclo, se suman los botones de número y cambio de canal; y así, de forma secuencial, hasta tener el control finalizado.
 
La determinación de la duración de cada ciclo es una decisión de los miembros del equipo SCRUM, que se compone del Scrum Master, una especie de veedor sobre el marco de trabajo ; el Product Owner, quién prioriza, determina que genera valor dentro del proyecto y aprueba los entregables finales y el equipo de desarrollo, equipo interdisciplinario de las personas que trabajan para entregar el producto. Cada iteración tiene una serie de ceremonias que se repiten, ayudando a monitorear, controlar y retroalimentar a todos los miembros para que en la siguiente iteración, el equipo aprenda de sus errores y optimice su desempeño.
 
En este punto es esencial compartir siete bondades y buenas prácticas en la implementación de esta metodología que han funcionado muy bien en los equipos de trabajo.
 
Sincroniza la participación y entrega de valor de múltiples departamentos: Muchas veces un cliente tiene varios gerentes de producto y una misma agencia para producir y coordinar la entrega de sus piezas publicitarias. A través de SCRUM, podemos involucrar a estos múltiples líderes como parte del Development Team. Estos, con la ayuda de un Product Owner, priorizarán el desarrollo de tareas y planearán junto a otro miembro del mismo equipo las fechas, responsables y entregables. Esto con base en la capacidad que se haya planeado dentro de cada ciclo o iteración (sprint), garantizando la transparencia de entrada y salida de trabajo.
 
El proceso iterativo facilita la interacción y comunicación entre los integrantes del equipo: A través de las distintas ceremonias a lo largo de cada iteración (Daily SCRUM o Daily Standup, Sprint Planning y Sprint Review), se logra que todos los involucrados en el proyecto estén en un mismo lugar, fecha y hora. Esto minimiza la posibilidad de cancelar o reprogramar reuniones al bloquear calendarios de manera indefinida a todos los miembros. También reduce los riesgos de cometer errores al eliminar bloqueos de forma rápida. Además, previene retrasos en entregas, ayuda a recordar acciones inmediatas y a resolver preguntas que muchas veces tardan días o semanas en los tradicionales cuellos de botella de las agencias de publicidad. Además, durante sesiones como el Sprint Retrospective se abre la puerta para la retroalimentación constructiva. A trabajar de manera colectiva, mejorar los procesos y repetir conductas que queremos conservar.
 
Ayuda a la formación de profesionales autogestionados: El proceso iterativo fomenta el enfoque diario en la entrega de valor sobre las tareas. También ayuda a los miembros del equipo de desarrollo (development team) a estar más empoderados sobre sus asignaciones. Esto lleva a una cultura de autogestión que permite formar colaboradores cada vez más autónomos y responsables. Lo anterior es necesario para asumir los retos del mundo digital y remoto en el que vivimos hoy. En la práctica, estos valores se transforman en la construcción de relaciones laborales de confianza que forja lazos trascendentales para las organizaciones.
 
Objetivos claros, cliente contento: SCRUM se compone no solo de ceremonias, también de artefactos que facilitan la gestión de los equipos. Uno de estos artefactos es el Sprint Backlog, que contiene la serie de tareas que se realizarán en una determinada iteración. Entre sus componentes encontramos uno que es fundamental para la entrega de valor al cliente: el Sprint goal. Se trata del foco principal del cual no se puede desviar la atención del equipo. Darle un objetivo —o serie de objetivos— a cada iteración permite que los esfuerzos generales de todos se concentren en algunos entregables. Lo anterior, facilita la flexibilidad en la priorización de otras tareas. Optimiza el tiempo, manejo de los recursos y desempeño del equipo de desarrollo. Además, minimiza mucho el riesgo de incumplir las expectativas del cliente.
 
Aliado estratégico del trabajo remoto: Muchos tal vez han visto la famosa pared llena de post-it con distintas acciones a realizar. Pues bien,  esta es una excelente práctica generalizada de SCRUM. Consiste en mantener la organización del Sprint Backlog con una tabla Kanban. Esta permite visualizar el estado de cada tarea en columnas, de acuerdo con el estado en el que se encuentren: pendiente, en progreso y finalizado. Se trata de una práctica de SCRUM que ha evolucionado en los últimos años gracias al desarrollo de tecnología que maneja ese flujo de trabajo de forma virtual. Para ejemplificar, si una persona quiere conocer sobre determinado proyecto puede ingresar a la nube a través de plataformas como JIRA, Trello o Monday.com, conocer la información general, estatus de las entregas, entregables a la fecha y responsables. En términos sencillos, personas de diferentes partes del mundo que quieran trabajar en un mismo proyecto pueden hacerlo, sin importar el tiempo y el lugar. De esta manera, en cualquier momento se podrá proceder con una ejecución ordenada, práctica y consecutiva de los procesos.
 
Respuesta oportuna ante un cambio inesperado: La mayoría de los proyectos exigen seguir un plan para cumplirlos a cabalidad. Sin embargo, es probable que en la marcha y según las necesidades del cliente o el entorno, se deban replantear algunos aspectos. Este tipo de metodologías favorecen los giros adicionales y trazan nuevas rutas para alcanzar los objetivos. 
 
Más entrega de valor que crece de forma exponencial: ¿Qué se necesita para que SCRUM libere su potencial y maximice la entrega de valor en la relación con los clientes y aliados estratégicos? Primero, un profundo entendimiento y motivación por parte de los líderes de las organizaciones para fomentar su práctica, porque como dicen algunos expertos en el tema: “no hay peor enemigo del SCRUM que un SCRUM mal ejecutado”. Parte del éxito de este marco de trabajo y de las metodologías ágiles en general es practicar fielmente su desarrollo. Hay muchas organizaciones que crean híbridos entre estas y otras metodologías tradicionales como el desarrollo en cascada. Crean entramados complejos y difíciles de entender, y que en ocasiones, son incluso más contraproducentes que la metodología tradicional aplicada de manera individual. Las metodologías ágiles son más que una forma de hacer las cosas, son un modo de pensar distinto al tradicional.
 
Las personas deben motivarse cada vez más a usar cualquier otra metodología ágil, ya que evidencian una mejora en el día a día de sus equipos creativos. Son marcos de trabajo que permiten priorizar tareas y ver con claridad los objetivos tanto del proyecto como de la organización. Es probable que en el proceso surjan eventualidades, pero el llamado es a no desviarse de la meta. Herramientas como estas, permiten ejecutar proyectos con resultados tangibles. Una tendencia clave para este año de nuevos retos.

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