Uno de los grandes desafíos de distintas organizaciones y actividades
comerciales después de los largos periodos de aislamiento social, es el de
intentar retomar las actividades cotidianas garantizando la salud y la
seguridad de colaboradores y clientes. Centros comerciales, campus
empresariales, colegios, universidades, compañías y hasta clubes sociales se
enfrentan al dilema de reintegrar a sus colaboradores y acoger a sus clientes
en cumplimiento de los protocolos de bioseguridad, con un estricto control de las
capacidades de aforo y garantizando el almacenamiento, la trazabilidad y la
privacidad de la información. Se trata de un verdadero reto para muchas
organizaciones. Pero si la tecnología fue el factor que permitió que muchas
operaciones siguieran operando durante el confinamiento, en esta nueva etapa de
reapertura también puede ser la clave para un nuevo normal que permita retomar
las actividades con seguridad y apego a las normas. “La tecnología puede ser una aliada para retomar actividades presenciales
de diferentes empresas, a través de la captación, el análisis de datos y de la
automatización de diferentes procesos, garantizando la privacidad y el adecuado
manejo de datos personales. Permite hacer procesos efectivos y seguros para la
reactivación económica y tomar decisiones informadas para reabrir las
instalaciones de forma segura. Empodera a los empleados para que regresen con
confianza a trabajar de forma segura y productiva y ayuda a las autoridades de
salud a garantizar la atención y el bienestar”, comenta Andrés Jiménez,
Director de Socios, Pequeñas y Medianas Empresas de Microsoft Colombia. Con este potencial de solucionar los grandes retos de la reactivación,
algunas compañías ya comienzan a desarrollar soluciones: Deska, desarrollada
por GJX; y MiSiSe de Advanced IT Consulting Services y Cloud Systems, son dos
soluciones creadas para responder de forma efectiva a esta nueva realidad. La
primera, inicialmente implementada en proyectos del sector construcción, está
lista para adaptarse a otro tipo de sectores. Y la segunda, que nació enfocada
en prestar servicios a oficinas y Centros Comerciales, está marcando la pauta
para lo va a ser parte de la cotidianidad de millones de empresas y
organizaciones en los próximos meses. ¿Cuáles son sus beneficios que ofrecen las soluciones tecnológicas?
Captura y almacenamiento de datos e información: poder captar y
analizar de forma eficiente y segura la información es fundamental. y este tipo
de plataformas facilitan estos procesos con todas las garantías de integridad,
privacidad y protección de la data.
Crear nuevas disciplinas y dinámicas internas: una pandemia de este
tipo requiere de nuevas dinámicas de ingreso a los espacios de trabajo,
colaboración y convivencia. Estas soluciones incentivan la consolidación y
sistematización de este tipo de rutinas de seguridad para los colaboradores y/o
visitantes de un local o centro comercial, o para los trabajadores de
campo.
Control de aforo y capacidades: al estar automatizadas, estas herramientas
generan reportes de aforo y de límites de capacidad de manera inmediata.
Permiten controlar de manera segura y efectiva el cumplimiento de las normas y
generar sistemas de alerta para evitar los peligros de las aglomeraciones y el
incumplimiento de las normas de distanciamiento social.
Visualización efectiva: poder generar visualizaciones efectivas que
permitan entender el panorama completo en términos de riesgos, contagios o
casos sospechosos, es una de las necesidades para un manejo estratégico de la
reactivación. Esto implica entender el porcentaje de la comunidad que podría
estar en mayor riesgo, ya sea por la edad, estado de salud y enfermedades
preexistentes, por la zona o las personas con las que vive, o por el tipo de
medio de transporte que utiliza, por lo que estas plataformas corren en
herramientas como Power BI, lo cual facilita la generación de tableros y
gráficas útiles para tomar decisiones.
Automatización de procesos: garantizar el cumplimiento de protocolos de
bioseguridad sin sacrificar grandes cantidades de tiempo es uno de los desafíos
de las organizaciones, y también es una ventaja de soluciones como Deska y
Misise, pues facilitan la automatización de procesos de seguimiento, captura y
análisis de datos, que de otra manera requerirían una gran inversión de tiempo
y esfuerzos por parte de los colaboradores y visitantes. La tecnología permite
evitar reprocesos y el trabajo manual, y libera a los empleados y clientes de
la necesidad de reprocesar la información que no requiere ser actualizada.
Adaptabilidad: estas aplicaciones están desarrolladas para funcionar
con Microsoft 365 y estar alojadas en la nube, no requieren una gran inversión
en licencias adicionales para su correcto funcionamiento.
Seguridad y privacidad: estas soluciones deben seguir lineamientos
claros para el cumplimiento de las políticas de privacidad y manejo de datos
personales vigentes.
MiSiSe: Mi Sitio Seguro Pensando en apoyar a los negocios de todo tipo en su reapertura al
público, Advanced IT Consulting Services y Cloud Systems diseñaron MiSiSe, una
aplicación que funciona en el ecosistema de Office 365 y Azure, que es
escalable y corre en la nube Microsoft, adaptándose a organizaciones desde 10
hasta más de 10.000 colaboradores. Su implementación empezó con oficinas y
centros comerciales, y su sistema se basa en contar con diferentes puntos de
control para los usuarios. En el caso de una oficina, los empleados llenan una
encuesta en Microsoft Forms reportando su estado de salud, luego al llegar a la
portería de los edificios se hace un nuevo punto de control y se toma la
temperatura, y se sigue el mismo proceso a la salida. Esto permite generar
reportes periódicos de flujos y aforos, permite generar alertas a la persona de
recursos humanos encargada de coordinar este tipo de medidas al interior de la
compañía. En caso de identificar un caso sospechoso el sistema genera
indicaciones automáticas sobre las medidas que debe tomar el colaborador, como
quedarse en casa o contactar a su EPS, y podría ser útil a la hora de
determinar si es necesario hacer seguimiento a posibles contactos de un caso
sospechoso de COVID-19. En el caso de los centros comerciales, donde el flujo de visitantes
requiere una solución muy rápida, pero a la vez confiable y precisa que
trascienda las planillas de papel y pueda incluso llegar a escanear documentos
de identificación, como cedula y DUI, la idea es registrar a los visitantes,
verificando su temperatura y condiciones de salud, y puede rastrear a qué
locales ingresaron y cuánto tiempo estuvieron en ellos, así como con qué
personas tuvieron contacto. El sistema comprende un registro de salida
automatizado, algo que en la mayoría de los establecimientos no ha sido
implementado, y permite visualizar de inmediato la capacidad real de aforo de
un establecimiento. Adicionalmente, en caso de detectar un caso positivo o
sospechoso, esta solución permite identificar los lugares y posibles personas
que podrían estar en riesgo. También identifica flujos y tendencias de ingreso,
y permite establecer cómo varían y tomar medidas para evitar sobrecupos o
aglomeraciones en puntos específicos. Esta analítica permite también mejorar la
experiencia de los clientes y la asignación inteligente de recursos. “Esta
solución es muy flexible y accesible, nos adaptamos a las necesidades y a los
sistemas e infraestructura de todo tipo de organizaciones, la inversión es muy
baja. Buscamos que estas negocios y compañías tengan los datos, las capacidades
y el poder de análisis necesarias que permitan la toma de decisiones clave, que
respeten la normatividad y permitan la reactivación exitosa de sus empresas”,
asegura Paola Laguna, directora de Cloud Systems. Deska: control y trazabilidad en tiempo real Deska es una solución creada por GJX, una compañía especializada en el
desarrollo de plataformas de inteligencia de negocios para el sector salud.
Esta aplicación, que funciona con Power Apps y Power BI, además de estar
conectada con Microsoft 365, fue una alternativa pensada inicialmente para
empresas del sector de la construcción con el objetivo de que pudieran tener un
control del estado de salud de sus colaboradores. La plataforma maneja dos
tipos de interfase una para usuario, en la cual la persona que es la encargada
de monitorear al personal de la compañía hace un censo inicial para
levantamiento de datos generales relacionados con el lugar de residencia,
estado de salud, comorbilidad, entre otros. “Dependiendo de la complejidad y el
tamaño de la organización puede requerir el levantamiento de una mayor cantidad
de datos o información inicial, aunque en general es posible adaptarlas muy
rápidamente”, asegura Juan Bobadilla CEO de GJX. La plataforma logra sistematizar por completo toda la información
disponible del caso, y luego ese usuario va actualizándola al momento de
ingreso y salida de los colaboradores del lugar de trabajo y también en eventos
que necesiten ser reportados al sistema. La segunda interfase es la de
administrador, a través de la cual pueden desarrollar diferentes tipos de
actividades como actualizar los canales internos de comunicación y también
revisar cuáles empleados pueden ser casos sospechosos o confirmados de
COVID-19, así como reportar su situación a las autoridades competentes y
generar analítica de datos sobre cuál porcentaje de la población se encuentra
en riesgo, ya sea por su edad, comorbilidad, zona de residencia o medio de
transporte. De igual forma, se puede llevar un registro y control de la entrega
de dotación de bioseguridad como mascarillas, gel antibacterial o cualquier
elemento de protección personal que la empresa considere necesario disponer.
“La información y los datos quedan en los servidores que dispone la compañía
cuando adquiere la solución, por lo que GJX no tiene manejo o contacto con este
tipo de data, adecuados según las políticas de seguridad y privacidad para
datos en salud vigentes”, explica Juan Bobadilla. Un beneficio adicional es que por ser la salud un elemento constitutivo
en todas las empresas, Deska se transforma en un elemento de uso intersectorial
para recopilar y gestionar la operación corporativa en el tema de salud,
ayudando a las compañías a permanecer operativas y abiertas según las condiciones
determinadas y de forma segura con herramientas tecnológicas para monitorear la
ocupación, los suministros de salud, los procedimientos de seguridad y buenas
prácticas. Estas soluciones de rápida implementación y bajo costo que se adaptan y
se personalizan son una herramienta clave para que las empresas las implementen
durante los meses que aún restan de medidas de precaución y para la nueva
normalidad e importancia en la salud que inicia en esta época.
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