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Eventos virtuales en la nueva normalidad ¿cómo organizarlos?

Imagen: Eventmobi – 2020

Con el inicio de septiembre el país afronta una nueva realidad, lo cual enfrenta a varios sectores de la economía al proceso de preparación para la reactivación. En esta coyuntura, uno de los sectores que menos concesiones tiene es el de eventos pues, en los últimos días, se habilitó la posibilidad de realizar eventos públicos o privados en los que concurran un máximo de 50 personas, garantizando que no haya aglomeración y bajo los estrictos protocolos de bioseguridad impartidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.
 
Aunque esta medida es una nueva etapa para la industria de los eventos, el cual estuvo inactivo por más de 150 días, es claro que los eventos internos o externos en una empresa se hacen imprescindibles, no solo para el relacionamiento con sus grupos de interés, sino además para la motivación de sus equipos de trabajo y proveedores del sector.
 
 En esta medida, la tecnología y las iniciativas experienciales están liderando la nueva forma de realizar eventos fomentando la cercanía, interacción y desarrollo de espacios virtuales que garanticen procesos integrales que se complementen con un proceso de acompañamiento, asesoría, organización y producción digital que estén completamente alineados con el cumplimiento de los objetivos estratégicos de las empresas. 
 
 Para Wilber Silverio Salcedo, gerente de Eventos de Compensar, esta nueva modalidad de hacer reuniones o actividades de mayor convocatoria con las diferentes personas y grupos de interés implica un cambio desde la esencia para adaptarse a la nueva realidad y garantizar la satisfacción de las necesidades de los clientes, “con esta modalidad para el sector, los recintos, alimentos, producción, artistas, decoración entre otros, se obligan a reinventarse y acoplarse a las plataformas virtuales que ahora son el escenario ideal y conveniente para cualquier tipo de reunión”, agregó el experto.
 
 ¿Qué debe tener un evento virtual?
 
 Con esta nueva modalidad de los eventos y los parámetros de bioseguridad que se deben cumplir, es importante que las empresas conozcan todo lo que deben tener en cuenta para organizar un evento. Por esta razón, Wilber, explica que este Nuevo modelo virtual para la realización de eventos virtuales debe contemplar: 
 
  • Nuevas formas de interacción que generen en el asistente la curiosidad de llegar a un evento virtual diferente y que le permita interactuar y disfrutar de una manera distinta, este tipo de eventos permite llegar a formatos que desde lo presencial no se puede lograr, lo virtual que viene de la mano con lo tecnología, amplia las opciones para configurar un evento.
  • Ambientación diferencial, un valor agregado que puede darse a partir de la adaptación de la plataforma virtual para dar un look que se ajuste a un ambiente de reunión, ferias y escenarios virtuales.
  • Participación de los asistentes. No se puede dejar de lado un espacio donde se permita la interacción, cercanía y conexión de los asistentes no solo con el ambiente del evento, sino con la empresa misma. 
 
Espacios adaptables
 
Suplir estas necesidades, requiere de una completa plataforma de producción de eventos virtuales que  facilite su realización y aporte al cumplimiento de los objetivos de la convocatoria y a las  necesidades para hacer sus negocios y fortalecer el posicionamiento. 
 
“En Compensar siempre hemos convertido las necesidades de las empresas, en propias, por ello, transformamos temporalmente el Centro de Convenciones de la Sede Av. 68 en un estudio de producción, con capacidad para conectar hasta 20.000 personas en tiempo real, con una conexión de internet de alta velocidad dispuesto al servicio de las empresas y cumpliendo con  estrictos protocolos de bioseguridad para facilitar el desarrollo de reuniones, asambleas, conversatorios, paneles, entre otros”, aseguró el gerente de Eventos de Compensar.  
 
Hasta la fecha, el espacio ha estado al servicio de más de 136 empresas, las cuales han realizado 236 eventos virtuales, conectando alrededor de 83.000 personas. Esto demuestra que, a pesar de la coyuntura causada por la pandemia del COVID-19, la renovación es un compromiso para lograr el desarrollo, la productividad empresarial y el progreso del país. 

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