Datos de SAP Concur revelan que más del 17% de los gastos dentro de las
compañías son rechazados por no cumplir con las políticas corporativas, cifra
que se encuentra muy por encima del 1,1% de rechazos internos que se producen
en promedio. Una de las principales causas de los rechazos es el fraude, pues
según la Asociación de Examinadores de Fraudes de los Estados Unidos, los
fraudes producen en las empresas pérdidas de hasta USD 200.000 al año.
Para evitar el fraude, el servicio de auditoría de SAP Concur propone
una revisión minuciosa y un control que, al ser externo, carece de subjetividades,
excepciones o sesgos. Esto garantiza el cumplimiento y la adopción de las
políticas de gastos de una empresa, mientras se reducen consecuentemente los
costos. Los reportes analizan los gastos de punta a punta: desde la definición
de políticas hasta la rendición y los reportes posteriores.
Una de las razones por las cuales se rechazan algunas de las cuentas de
cobro es porque la declaración de gastos no corresponde con la actividad
laboral, como lo es el consumo de alcohol o de cigarrillos “disfrazados” de
viáticos por alimentos, hasta situaciones absurdas como los gastos de salud de
un perro pasados como de un humano. Invitaciones a familiares para comidas
supuestamente laborales, pasajes en primera clase de avión fuera de los límites
permitidos, boletas falsificadas o recibos incomprensibles escritos en otros
idiomas.
No obstante, durante la pandemia, según datos de SAP Concur, ocho de
cada diez empresas modificaron su política de rendición de gastos para incluir
elementos como el uso de electricidad en la casa de los empleados, los insumos
de bioseguridad y hasta los muebles. En un escenario tan dinámico y cambiante,
el control de gastos se hace imprescindible. “Las empresas vieron que existe
una necesidad de acompañar a sus colaboradores y que la pandemia cambió el tipo
de gasto corporativo necesario para hacerlo, de ahí que hubiera modificaciones
en las políticas de rendición de gastos”, explicó Miguel Ruiz, Director de
Soluciones para SAP Concur América Latina.
“En un estudio que realizamos entre 500 tomadores de decisión del área
de finanzas, el 75% admitió que los presupuestos suelen excederse respecto de
lo planificado y que muy pocas veces se detiene la autorización de un gasto por
temor a que eso perjudique una posible venta o un negocio”, apuntó Ruiz. “El
servicio de auditoría, al ser tercerizado, aporta una mirada objetiva, permite
anticipar este tipo de situaciones y, lo principal, impide disrupciones en la
calidad del clima laboral”, concluyó.
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