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Gestión documental en la nube: soluciones para el trabajo conectado y eficiente

Gestión documental en la nube: soluciones para el trabajo conectado y eficiente

Imagen: Ricoh – 2020

Colombia avanza gradualmente a la reactivación de su economía, sin embargo, el contexto y las exigencias actuales para el funcionamiento de las organizaciones son diferentes. Antes de la cuarentena obligatoria, en el país ya se hablaba de la necesidad de digitalizar los negocios y entornos laborales, la situación que estamos viviendo convierte esta necesidad en un asunto inmediato para resolver, de tal forma que las empresas puedan mantenerse más productivas y ágiles ante los constantes cambios que se están presentando.

Las medidas de confinamiento se han ido flexibilizando en el país conforme el tiempo pasa y las compañías están regresando paulatinamente a sus actividades presenciales, un estudio realizado por la firma Adecco afirma que el 74% de los colombianos quisiera volver a su trabajo en un modelo híbrido, es decir, combinar teletrabajo y presencialidad durante la semana, lo mismo opinaron altos ejecutivos encuestados, quienes coinciden que las empresas se podrían beneficiar con este tipo de modelos. El reto en la nueva normalidad es habilitar las tecnologías de la información para mantener o aumentar la productividad de los colaboradores, plataformas de automatización de flujos de trabajo y gestión documental hacen posible la agilidad, colaboración y acceso a la información desde cualquier lugar.

En los entornos de trabajo actuales el distanciamiento social es un factor importante que influye en la productividad de los colaboradores; “en el nuevo normal y el trabajo desde cualquier lugar, conectar a la gente con la información de manera más rápida y segura, mejora la comunicación, la creatividad, la toma de decisiones y la agilidad de los procesos de trabajo”, comentó Camilo Viví, Country Manager para Ricoh Colombia. DocuWare, nuestra plataforma de Gestión de contenido empresarial y automatización de flujos de trabajo funciona en la nube y en entorno local, permitiendo a las empresas digitalizar y asegurar su información para compartirla exitosamente con los colaboradores desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en el momento oportuno, impulsando así la productividad.

Soluciones como DocuWare, hacen parte del trabajo que Ricoh, multinacional japonesa, viene desarrollando para impulsar la productividad y el empoderamiento de los colaboradores en el lugar de trabajo. Este software permite almacenar, administrar y compartir documentos, independientemente del formato o la fuente, ya sea en la oficina, el hogar o cualquier otro lugar con acceso a Internet, lo que beneficia a los equipos de trabajo para mantenerse productivos y mantener los procesos de negocio en movimiento, pues la distancia o la ausencia de documentos no es un problema. Así mismo, es posible gestionar accesos seguros, controlados y con registro disponible para usuarios autorizados.

DocuWare, líder en el mercado y con un enfoque centrado en la nube, permite a los colaboradores mejorar la eficiencia a medida que se facilita el proceso de encontrar y recuperar los documentos relacionados a una búsqueda; además de ordenar y filtrar para restringir búsquedas y obtener resultados más rápidos. “Desde Ricoh, el trabajo de empoderar los espacios digitales busca permitirles a los clientes concentrarse en la estrategia y el crecimiento a medida que pueden reducir las tareas manuales de manejo de documentos con esta tecnología, que además les permite capturar, indexar, enrutar y archivar de forma automatizada”, agregó Camilo Viví.

A través de estos servicios, Ricoh brinda soluciones a las empresas y las apoya para ser más ágiles y competitivas, su objetivo es prepararlas para que se adapten rápidamente a las necesidades de clientes y negocios. DocuWare está perfectamente integrado con la serie de impresoras multifunción inteligentes IMC, mediante Ricoh Smart Integration, ofrece una forma sencilla y segura de escanear documentos y activarlos directamente en un flujo de trabajo efectivo e inteligente. Soluciones para transformar el espacio de trabajo digital de las empresas y hacerlas más productivas es el foco de Ricoh.

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